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科研院所主数据治理 | 供应商or客户?我是往来单位
时间:2021-07-07 19:46:00 浏览:
· 从业务层面看,数据资源标准化管理对于推行业财一体化应用,打通业务流程断点,无缝支撑业务运营具有重要意义。
· 从管理层面看,数据资源标准化管理有利于规范管理基础,管理和追溯债权、债务人,有利于内控管理和监督履约。
· 从信息层面看,数据资源标准化管理有利于统一数据模型和管控标准;有利于建立企业级数据中心和高度集成映射关系。

一、业务现状及问题剖析
某研究所专业从事机电成套设备研制。日常工作过程中涉及与众多供应商、客户的贸易往来,在供应商、客户信息管理方面存在如下问题:

问题1:管理职责分散
不同归口部门的主管业务不同,造成外部单位信息分属多部门承担。

现有装备生产类供应商由质量处管理,设备采购类供应商由采购处管理,设备设施类供应商由规划发展处管理,办公用品类、杂品类等供应商由综合管理处管理。特殊品客户由特殊品处管理,普通品客户由普通品处管理。
银行信息不由业务部门管理(特别的是,装备生产类供应商的银行信息由质量处管理,特殊品客户的银行信息由特殊品处管理),财务处补录、管理所有供应商、客户的银行信息。
问题2:管理方式不统一
不同归口部门的管理方式不同:平台系统VS线下表格。

现有装备生产类供应商在质量管理系统中管理,设备采购类、设备设施类供应在综合管理平台中管理,办公用品类、杂品类等供应商在线下EXCEL中管理;特殊品客户在综合管理平台中管理,普通品客户在线下Excel管理。

问题3:信息共享方式低效
业务和管理脱节,各部门管理的供应商或客户信息不直接对其他部门共享,供其部门内部使用。

如:财务处需依赖纸质合同对所有供应商/客户信息的做人工提取,电话确认,然后在财务系统手工录入;其他有使用需求的部门依赖纸质合同复印件进行人工提取,工作效率低下。

问题4:标准不严影响财务业务
规则不一、多头维护,重复情况严重。

以单位名称作为标识来鉴别供应商/客户是否重复,同一家单位既是供应商又是客户,在不同部门的供应商和客户信息中,可能名称并不相同(例如:科技股份公司、科技公司、科技股份有限公司),多头管理的结果一个单位也会出现两个以上的编码。导致同一供应商/客户欠账未收回,又付款给该单位的问题时有发生,呆账坏账风险难以及时发现。


二、主数据治理解决方案

因该研究所供应商、客户信息有交叉、重复;两类信息在数据层面存在大量通用的基础属性(如名称、编码、统一社会信息代码等属性),具备天然的合并条件;且管理和使用两类信息的业务系统也存在交叉,数据的集成接口可共用;所以将供应商和客户信息统一合并“往来单位”,并进行类别划分。往来单位主数据解决方案如下:

往来单位”主数据示例
图1:“往来单位”主数据示例
往来单位”主数据建设示意图
图2:“往来单位”主数据建设示意图

1、数据标准
主数据管理平台作为往来单位主数据的源头系统,质量处、采购处、规划发展处、综合管理处、特殊品处、普通品处等部门均作为往来单位主数据的维护部门,原有业务职责不受影响。
将往来单位主数据属性分为“基础信息”和“银行信息”两组,并定义每个属性的质量规范。基础信息包括往来单位编码、单位名称、统一社会信息代码、法定代表人等;银行信息包括开户名称、开户银行、银行账户等。
以统一社会信用代码作为往来单位主数据的唯一标识字段,且要求必填,防止数据的重复录入,保障往来单位主数据唯一。

2、数据清洗
组织相关部门对各板块涉及的7200余条往来单位主数据进行全面清洗,对该研究所全量往来单位主数据进行比对、汇总、批注和整改,梳理出有效往来单位数据6100余条。

3、维护流程
基于主数据管理平台,控制各部门的数据管理权限,分为“编辑”和“查看”。相关业务部门对自己需要维护的往来单位基础信息具有编辑权限,对其它部门维护的往来单位基础信息只有查看权;
提供完善的数据修订机制。质量处、采购处、规划发展处、综合管理处、特殊品处、普通品处等各部门可基于往来单位基础信息,维护银行信息;若后续维护/使用部门发现银行信息错误,可通过线下沟通、线上修订流程审核相结合的方式,进行银行信息修订。

4、集成应用
以主数据管理系统作为往来单位信息(含:基础信息和银行信息)的基础管理平台,以ESB作为数据流通的关键路径,以质量管理系统、综合管理平台、财务系统、仓储管理系统等业务系统作为业务流转的主体平台,打通“科研-采购-财务”的数据集成链路,实现各系统间的数据交换,实现一处录入多处使用,数据更新后进行主动推送,实现数据共享交换。

三、项目实施成果

01、提升数据质量
清洗剔除垃圾数据1100余条,净化了各业务部门及各业务系统数据,助力各部门明晰了现有往来单位情况,提升了往来单位主数据质量。

02、提升工作时效
统一各部门往来单位数据的获取口径,财务处获取往来单位数据耗时从2天降为秒级,提升了数据流通效率,降低财务处工作量及工作难度。

03、规范财务往来
为以往来单位为主体的各类统计分析提供了便利,有效避免了同一往来单位欠账未收回,又付款给该单位的问题发生。

04、规避呆账坏账
通过往来单位主数据治理,助力财务处及时核对各合作单位业务账单,梳理各个项目账款明细,理出可能逾期产生的呆账500余万,收回账款350余万,有效避免了呆账转坏账的发生。

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